Como fazer reuniões produtivas?

Sabe quando você organiza a sua agenda e, de repente, alguém te chama para uma call inesperada? Ou quando uma dessas reuniões acaba extrapolando o tempo e você não consegue lidar com o resto da demanda? Isso pode acabar com a sua produtividade. 

Durante a pandemia, quando as reuniões migraram para o mundo virtual, tornou-se possível agendar várias chamadas em um só dia, sem se preocupar com pausas ou reservas de salas. Algo que, a primeiro momento, fez sentido – já que as pessoas estavam aprendendo a se relacionar no ambiente corporativo virtual; mas que agora, durante a fase de busca por eficiência nas companhias, pode ser um grande problema. 

Não à toa, já existem empresas limitando as agendas dos funcionários. Na última semana, por exemplo, a Shopify começou uma “limpeza de calendários”, removeu todas as reuniões recorrentes com mais de pessoas e determinou uma regra: nenhuma chamada virtual deve ser realizada às quartas-feiras. De acordo com Tobi Lutke, CEO e co-fundador da empresa, em comunicado enviado por e-mail:

“Se você diz sim a uma coisa, na verdade diz não a todas as outras coisas que poderia ter feito naquele período de tempo”, 

“As pessoas se juntam à Shopify para construir. Para fazer coisas legais. E as reuniões atrapalham essa jornada.” 

DIAS SEM REUNIÃO REALMENTE FUNCIONAM?

De acordo com uma pesquisa realizada pela MIT Sloan com 76 empresas com mais de mil funcionários, sim. Veja:

“O impacto subsequente da introdução de dias sem reuniões foi profundo, conforme descrito na tabela abaixo. Quando um dia sem reuniões por semana foi introduzido, a autonomia, a comunicação, o engajamento e a satisfação melhoraram, resultando na diminuição do microgerenciamento e do estresse, o que fez com que a produtividade aumentasse.”

Pois é. À medida que as reuniões foram sendo limitadas, a produtividade foi 71% maior porque os colaboradores se sentiram mais livres para criar e organizar as agendas conforme suas prioridades – e não a dos outros. Interessante, né?

Assim, separei algumas dicas para você:

COMO TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS

1-  DEFINA UMA PAUTA DE ASSUNTOS 

Parece algo simples, mas não é. Quantas vezes você já entrou em uma reunião sem saber o que vai ser abordado? Tenho certeza de que não foram poucas. Definir a pauta de assuntos em formato de lista no convite logo no início da chamada pode trazer mais clareza e linearidade durante a conversa. Além disso, essa prática antecipa possíveis soluções – já que os participantes tiveram mais tempo para ficar por dentro. 

A preparação antes de reuniões produtivas é fundamental, disse Eugene Chung, CEO da Penrose Studios

2- ESTABELEÇA UM OBJETIVO (QUE FAÇA SENTIDO)

Onde você quer chegar com essa discussão? Porque se for apenas para compartilhar informação, um e-mail com relatório basta; se for para reunir opiniões, uma pesquisa é suficiente; e se for para ensinar algo, um passo a passo já faz esse papel. O objetivo deve ser claro e condizente com os assuntos abordados. Lembre-se: você está tomando seu tempo e de outras pessoas. 

3- DEFINA (CRITERIOSAMENTE) QUEM VAI PARTICIPAR

Quanto se trata de reuniões, saiba: quantidade não significa qualidade. Quanto mais pessoas dentro de uma reunião, mas reclusas elas tendem a ficar. Portanto, coloque quem realmente está disposto a dar opiniões, avalie seu conhecimento e suas soluções. 

4- DÊ ADEUS AO POWER POINT

Essa dica é de Steve Jobs – uma grande referência no assunto. O empresário fazia reuniões fantásticas, com interpretações, recursos multimídia e muito carisma. De acordo com ele:

“Pessoas confrontam os problemas criando uma apresentação. Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, ao invés de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”. 

5- NÃO SE DISTRAIA

É o seu tempo que está “em jogo”, utilize-o da melhor forma. Desligue as notificações do celular, faça anotações e defina um plano de ação conforme as informações vão sendo discutidas. É preciso ter foco e disciplina para seguir a pauta e não extrapolar o tempo.