Não há dúvidas de que a revolução da informática, transformou nossa vida cotidiana, mas assim como os privilégios trazem grandes compromissos, os altos salários grandes responsabilidades, as facilidades trazidas pela revolução da informática trazem consigo a necessidade de melhorar a maneira de como os trabalhos são feitos, como disse já em outros artigos, não há bÔNUS sem ÔNUS.
Entretanto, um sistema informatizado dentro de um município pode causar uma revolução ou um desastre, alguns motivos para o desastre são: Falta de equipamentos adequados, falta de capacitação, falta de respeito com os outros níveis da hierarquia organizacional, falta de comunicação, falta de compromisso, falta de competência do fornecedor serviço, a falta de perspectiva, a falta de informação (achismo), a falta de objetivos, metas e monitoramento, falta de responsabilidade, entre tantas outras faltas.
E por que a implantação de melhorias, ou de um sistema pode não funcionar?
Bem a implantação de um sistema depende de 3 fatores importantes: metodologia ou procedimento, tecnologia e ferramentas e por pessoas.
Metodologia ou procedimento:
Sempre que são realizadas implantações de sistemas ou quase sempre, o contratante espera que o fornecedor lhe entregue o plano de implantação e execute-a com uma metodologia que permita atender ao cronograma estabelecido, entretanto, muitas vezes vemos o contratante achando que a responsabilidade é apenas do fornecedor.
Mas então, de quem é a responsabilidade?
Do fornecedor em levantar os objetivos do contratante, em elaborar o plano de implantação e definir o cronograma. Dos secretários e diretores de departamento definirem quem são as pessoas que estarão diretamente ligadas a implantação, destes mesmos em ajustar as demandas de trabalho e redistribuir caso necessário para que o servidor escolhido possa acompanhar e entregar as demandas conforme o cronograma. E por fim, dos próprios servidores envolvidos em organizar o próprio trabalho e atender as demandas do projeto.
Tecnologia e ferramentas:
Nem a melhor metodologia funcionará se o fornecedor e a contratada não possuírem alguma ferramenta de gestão de implantação do projeto, a mais conhecida de todas é a MS Project, mas nem mesmo com o MS Project quando não há pessoal disponível e quando não observada a realidade da contratante e seus objetivos funcionará.
Pessoas:
Aqui reside o maior motivo de falha nos projetos de implantação. Eu posso ter uma metodologia, procedimento ou cronograma, posso ter ferramentas que me permitam visualizar e acompanhar todas as atividades, mas se as pessoas não estiverem realmente envolvidas eu apenas vou visualizar e acompanhar o fracasso do meu projeto.
E por que as pessoas podem não estar envolvidas? Porque o servidor público se sente assim?
- Porque nem sempre a mudança é benéfica, já vimos inúmeras vezes, trocas de gestão trazem consigo o lema “O que era da gestão anterior não presta!”
- Porque a gestão não mapeia junto a equipe de carreia quais são as principais necessidades.
- Porque a equipe de carreia está desmotivada, acreditando que nada de novo funcionará. “Sempre foi assim!”
- Porque as pessoas normalmente são resistentes a mudanças.
- Porque a equipe não participou da definição do projeto e acaba não querendo assumir responsabilidade por nenhuma ação relacionada a esta implantação.
- Porque há um histórico ruim em todas as tentativas de mudanças e implantações anteriores.
E eu poderia enumerar mais uma série de pontos, tanto da perspectiva da gestão, quanto da perspectiva da equipe.
Tudo bem, mas e o que fazer? Qual caminho tomar? Como realizar a implantação com sucesso das novas ferramentas com sucesso?
Como em várias outras áreas da vida, o diálogo é a melhor opção. As pessoas precisam saber para onde estão indo para que seja possível se doar. Quem dá direção precisa ser realista e entender que há uma troca, melhoria nas condições de trabalho e nos ganhos em prol de maior efetividade. Quem presta o serviço precisa compreender sua responsabilidade em melhorar os serviços públicos oferecidos a população, que como qualquer outro profissional tem o compromisso de buscar a melhoria na execução das suas atividades e que as coisas não devem ficar como estão para sempre. Também que o serviço público não é uma rede para deitar e descansar, enfim, a síndrome do não depende de mim, departamentalização, divisão, desunião, tem que acabar.
Enfim, como na gestão de qualquer projeto, grande ou pequeno, por de trás de uma metodologia, na operacionalização de uma ferramenta, sempre haverão pessoas e estas precisam ser respeitadas, valorizadas e precisam compreender a sua responsabilidade na engrenagem da máquina pública.
Autor: Rubsney Silva do Nascimento, Analista de Sistemas, graduado pela UTFPR, gestão de projetos e especialista na operacionalização e fiscalizações do Imposto Sobre Serviços.
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