Mais de 3 mil pedidos de acesso à informação por ano. Departamentos que rastreavam solicitações em planilhas, e-mails ou simplesmente não rastreavam. Prazos descumpridos, dados incompletos e uma equipe pequena tentando dar conta de uma demanda crescente que incluía cada vez mais arquivos de vídeo de câmeras corporais de policiais. Esse era o cenário de Newport News, na Virgínia, antes de a cidade decidir centralizar e digitalizar todo o processo. O que aconteceu depois virou caso de referência nacional em governo aberto.
Problema que muitos governos têm mas poucos admitem
A complexidade dos pedidos de acesso à informação está crescendo em ritmo acelerado nos Estados Unidos. Segundo um relatório de referência sobre o setor, a complexidade dos pedidos aumentou 72% desde 2018, o volume total cresceu 161%, o tamanho dos arquivos cresceu 438% e o número de vídeos solicitados subiu 173%. Ao mesmo tempo, 60% dos profissionais que lidam com esses pedidos citam falta de pessoal como um dos principais desafios, e 63% apontam as solicitações repetitivas ou excessivas como uma preocupação constante.
Newport News vivia exatamente essa combinação: demanda em explosão, processos fragmentados e capacidade de resposta limitada. Cada departamento operava de forma independente, sem sistema compartilhado, sem padrão de redação, sem rastreamento unificado de prazos. O resultado eram lacunas de dados, relatórios inconsistentes e nenhuma visibilidade real sobre o que estava entrando, o que estava sendo respondido e o que estava parado.
A virada: centralizar, padronizar e publicar proativamente
A solução que Newport News encontrou foi estrutural, não apenas tecnológica. O Escritório do Procurador Municipal contratou uma coordenadora dedicada exclusivamente à gestão de pedidos de acesso à informação, LaDonna Seely, e implementou um protocolo único para toda a cidade: todos os pedidos, independentemente de como chegam, precisam ser registrados e gerenciados numa plataforma centralizada.
Com isso, vieram a padronização dos processos de redação de documentos, das diretrizes de retenção, dos custos de processamento e do treinamento dos servidores. A base de dados unificada passou a fornecer visibilidade completa sobre carga de trabalho, tempos de resposta e alocação de recursos, informações que antes simplesmente não existiam e que agora são usadas para justificar decisões de pessoal e investimento.
Mas a mudança mais impactante foi a publicação proativa de dados. A cidade passou a colocar no arquivo público todos os documentos não protegidos por sigilo, permitindo que qualquer pessoa acesse diretamente, sem precisar fazer um pedido formal. Quando diferentes pessoas pedem os mesmos documentos sobre o mesmo endereço ou o mesmo assunto, os servidores não precisam localizar, redigir e carregar os mesmos arquivos várias vezes. O documento já está lá.
“Sempre que há uma propriedade disponível ou abandonada à venda e desenvolvedores estão interessados, eles pedem todos esses documentos. Recebemos toneladas de pedidos para o mesmo endereço ao mesmo tempo. Em vez de reproduzir esses registros, posso simplesmente enviar as pessoas para o arquivo”, explicou Seely.
Resultados que justificam o investimento
O tráfego no portal de acesso à informação aumentou 68% ano a ano desde que a função de arquivo foi implementada. Newport News foi reconhecida como “All-America City” por seu trabalho de engajamento ativo dos moradores no fortalecimento da democracia local, e recebeu a certificação “What Works City Silver” da Bloomberg Philanthropies, concedida a cidades que fazem uso excelente de dados para melhorar os serviços ao cidadão.
“A coalizão da Virgínia para governo aberto elogiou muito os novos protocolos”, disse o prefeito Phillip D. Jones. Ao longo de cinco anos, Newport News registrou um crescimento de 190% no volume de pedidos recebidos, mas a centralização permitiu que esse crescimento fosse gerenciado com mais eficiência e menos pressão sobre a equipe.
A cidade também implementou recuperação de custos usando as ferramentas de faturamento da plataforma para calcular e cobrar taxas baseadas no tempo de trabalho de cada pedido. O resultado: as taxas arrecadadas cobrem integralmente o custo da assinatura do sistema.
“O preço do aluguel é um assunto que gera muitos pedidos repetidos. Em vez de responder individualmente cada vez, posso direcionar para o arquivo público. Toda a informação já está disponível”, resumiu Seely.
Quando o cidadão consegue acessar informações por conta própria, a demanda por atendimento individualizado diminui. Quando os processos são padronizados, o tempo gasto em cada solicitação cai. Quando há dados sobre o que está sendo pedido com mais frequência, é possível publicar proativamente e cortar a demanda na raiz.
Para municípios brasileiros que lidam com os pedidos feitos pela Lei de Acesso à Informação, o modelo de Newport News tem aplicação direta. A maioria das prefeituras ainda trata a LAI como uma obrigação burocrática, respondendo pedido a pedido sem nenhuma estratégia de publicação proativa ou de análise da demanda agregada. Transformar isso em cultura de governo aberto real exige tecnologia, processo e, sobretudo, liderança política que enxergue na transparência um valor, e não apenas um custo.
