A tecnologia surgiu como uma grande aliada para nosso cotidiano. Diversos setores passaram a se beneficiar com processos e estratégias digitais, melhorando a rotina e a entrega.
Com o setor público, esse impacto positivo também não foi diferente. Muitas repartições públicas, como as prefeituras, por exemplo, passaram a digitalizar documentos, processos e contar com sistemas inteligentes.
Esse foi um dos setores mais resistentes a ceder às práticas digitais para suas atividades. Processos arcaicos, burocráticos e detalhistas faziam repensar a implementação de mudanças tão drásticas no cotidiano e no modus operandi das prefeituras.
Porém, com o advento das tecnologias por parte da população, a necessidade de se atualizar às novas demandas chegou ao setor público, que se viu obrigado a inserir mais tecnologia em seu cotidiano.
Processos digitais já são realidade em muitas prefeituras, que utilizam de:
– Softwares;
– Sistemas em nuvem;
– Portais para uso externo;
– Digitalização de documentos;
– Entre outras novidades.
Além disso, o uso das redes sociais tão presentes em nosso cotidiano, também fez parte dessa evolução tecnológica das prefeituras.
Nessas redes, passaram a divulgar notícias, comunicados, índices, entre outras informações úteis para a população, também a direcionando para serviços públicos digitais.
Um exemplo de prefeitura que implementou bons processos digitais é a de Florianópolis. O órgão passou a usar um sistema de gestão para procuradorias, com o objetivo de diminuir o tempo de ajuizamento dos processos. E conseguiu, havendo redução em 97,34%.
Antes da informatização, os processos físicos levavam aproximadamente 276 dias para serem ajuizados. Com o processo digital, os ajuizamentos passaram a ser feitos em aproximadamente três dias.
Vantagens
Com a digitalização dos processos, a rotina das prefeituras passou a ser mais facilitada, haja vista que a burocracia típica do setor público tornava os processos morosos e lentos.
Entre as principais vantagens, podemos citar a otimização do fluxo de trabalho, a racionalização de recursos, a economia de tempo nos trâmites administrativos e a redução no tempo de ajuizamento dos processos.
Além disso, é possível poupar o meio ambiente, já que o uso do papel é reduzido consideravelmente no cotidiano.
Facilitar o trabalho dos servidores também é um dos benefícios dos processos digitais. Sem a tecnologia, encontrar pastas de processos e documentos em armários e arquivos era uma atividade morosa e passível de perdas e avarias. O servidor perdia horas e até dias procurando por um documento.
Com o processo de forma digital, esse tipo de situação deixa de ocorrer, já que é possível localizar um documento de forma instantânea, prática e organizada.
Outro fator importante é a segurança de dados. Com o uso de tecnologias como hospedagem em nuvem, por exemplo, a prefeitura pode contar com data centers que possuem protocolos de segurança capazes de impedir invasões cibernéticas, além de ações preventivas para eliminar o risco de perda de dados.
Basta restringir o acesso aos funcionários para proteger os dados de qualquer ação de ameaça.
Além disso, o armazenamento em nuvem permite guardar uma infinidade de documentos, sem que seja necessário investir em arquivos.
Fonte: Grupo Editores do Blog.
